Digitalisierung der Verwaltung
Rathaus 4.0 – wie Kommunen die Zukunft gestalten

Die digitale Infrastruktur hat sich in Deutschland mittlerweile deutlich verbessert. Gleichzeitig entstehen zahlreiche Start-ups, die mit innovativen Ideen und maßgeschneiderten Anwendungen neue Möglichkeiten eröffnen – gerade für Städte und Gemeinden.

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Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet die deutschen Behörden, den Bürgern eine festgelegte Anzahl an Verwaltungsdienstleistungen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Anhand der interaktiven Karte „Dashboard Digitale Verwaltung in Bayern“  (Deutschland) )lässt sich ablesen, welche Online-Verfahren der eigene Landkreis bereits anbietet. Doch richtig angepackt, geht es um mehr als eine bloße Erfüllung von Anforderungen. Es geht auch um eine Steigerung der Servicequalität, um Zeit- und Kostenersparnis sowie um Kundennähe oder sogar Begeisterung für die Region. Kommunen, die hier gut aufgestellt sind, bieten ihren Bürgern und Unternehmen einen zunehmend wichtigen Standortfaktor. 

Welche Vorteile bietet das Digitale?

Tatsächlich kann es eine Erleichterung sein, wenn Bürger nicht wegen jedem Anliegen das Rathaus aufsuchen und sich dabei auf Öffnungs- und Sprechzeiten beschränken müssen. Die Digitalisierung macht also von Raum und Zeit unabhängiger. 

Die AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung) ist eine öffentlich-rechtliche Einrichtung in Trägerschaft der kommunalen Spitzenverbände in Bayern. Ihr Ziel ist, den Kommunen und öffentlichen Einrichtungen ein Komplettangebot an Lösungen für die Digitalisierung zu bieten. Vorstandsvorsitzender Rudolf Schleyer weiß: Prozesse, die mit der Einreichung und Bearbeitung von Anträgen verbunden sind, machen einen guten Teil der Arbeit in den Amtsstuben aus und hier liegen enorme Potentiale für mehr Effizienz: „Fachsoftware mit Künstlicher Intelligenz kann bis zu 80% der Arbeitszeit in der Antragsstrecke einsparen“, so die Einschätzung von Schleyer kürzlich im Rahmen einer Expertenrunde der Akademie für Politik und Zeitgeschehen der HSS. Künstliche Intelligenz (KI) kann darüber hinaus auch Teile der Kommunikation – auch in verschiedenen Sprachen – abnehmen. 

Für viele Gemeinden ist es auch ein Gewinn, ihre Ratsarbeit für die Bürger sichtbarer und transparenter zu machen – zum Beispiel mit Meldungen auf der Website und in den sozialen Medien oder durch Live-Streams von Gemeinderatssitzungen. „Wann wird in unserer Straße der Restmüll abgeholt?“, „Findet das Stadtfest dieses Jahr statt?“ – kommunale Apps ermöglichen ganz praktisch einen schnellen, direkten Zugriff auf Informationen und Dienstleistungen der Kommunalverwaltung. Andere Apps laden die Bürger dazu ein, Feedback zu geben, etwa über „Mängel-Melder“ oder Umfragen.

„Sollen wir lieber einen Radweg bauen oder Bäume pflanzen?“, „Wie wirkt sich ein neues Gewerbegebiet auf die Landschaft und den Verkehr aus?“, „Wie groß ist die Hochwassergefahr?“ – in digitalen Karten mit 3D-Darstellungen können verschiedene Szenarien der Gemeindeentwicklung plakativ und realitätsnah dargestellt werden, so dass sich Verantwortliche (wie auch Laien) ein besseres Bild machen können. Durch die Sammlung und Analyse von Daten können fundierte Entscheidungsgrundlagen aufgebaut werden. Der „digitale Zwilling“ stellt gar die virtuelle Repräsentation des Ortes dar, in dem sich der reale Ort beobachten, analysieren, simulieren und optimieren lässt.

Nur Leuchttürme oder Standard?

Es gibt inzwischen spannende Forschungsprojekte (meist unter dem Stichwort „Smart Cities“, „Smart Region“ oder „Digitale Dörfer“), die systematisch erheben, wo digitale Helfer den Alltag in den Kommunen verbessern können. Viele weitere Kommunen packen das Thema in Eigenleistung an. Es gibt also Leuchttürme mit beispielhaften Ansätzen, an denen sich andere orientieren können. Soweit so gut. Nur: Wie gelingt es, diese wunderbaren Beispiele schneller in der Fläche in die Umsetzung zu bekommen? Für Diane Ahrens, Professorin an der Technischen Hochschule Deggendorf, und Leiterin des Technologie Campus in Grafenau, ist das die entscheidende Frage. Sie hat selbst Modellregionen im ländlichen Raum begleitet und befürchtet: Vor allem für kleine Gemeinden ist die digitale Transformation eine Herausforderung, da diese finanziell und personell ungleich schwerer zu stemmen ist als für größere Städte. Gut die Hälfte der Gemeinden in Bayern hat weniger als 3.000 Einwohner. Nimmt man die Größenklasse „weniger als 5.000 Einwohner“ als Abgrenzung, so gehören über 70% der Gemeinden in diese Kategorie. Und diese Gemeinden brauchen möglichst einfache, standardisierte Anwendungen, die ihnen ein „Plug&Play“ ermöglichen und die sie auch in Betrieb und Wartung nicht überfordern. Es ist nicht allein eine Frage der Technologie, sondern auch eine Frage der Ertüchtigung der Gemeindeverwaltungen. Das „Roll out“ muss wenn, dann mit Konsequenz mit Blick auf die Anwendbarkeit erfolgen. 

Eines ist klar: In Bayern gibt es 2.056 Gemeinden –  es macht keinen Sinn, dass diese 2.056 Einzellösungen entwickeln. Es braucht ein gewisses Maß an Standardisierung und Zentralisierung dort, wo in den Verwaltungen – ob in Bayern oder in anderen Bundesländern, ob in Kommunen oder in den Schnittstellen zu den Fachverwaltungen – vergleichbare Prozesse ablaufen. 

Digitalisierung – durchdacht!

Die große Hebelwirkung dürfte erst eintreten, wenn der Stand „digital only“ erreicht ist, Prozesse also wirklich ausschließlich digital abgewickelt werden können. Dazu müssen zuvor die Prozesse und Regelungen bereinigt und vereinfacht werden. Denn eine Binsenweisheit ist, so Ute Schmid: „Durch Digitalisierung wird ein schlechter Prozess nicht besser“. Die Bamberger Professorin ist Direktorin des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (bidt). Statt nur im blinden Aktionismus auf die nächstbesten KI-Tools zu setzen und Insellösungen zu schaffen, plädiert die Expertin dafür, evidenzbasierter an die Sache heranzugehen: „Erst wenn ich das Problem kenne und eine gute Datengrundlage habe, kann ich mir überlegen, welche Lösung am besten geeignet ist“. Abläufe müssen dafür analysiert, neu gedacht und transformiert werden. Schlecht durchdachte Anwendungen können die Akzeptanz untergraben, sowohl in der Verwaltung wie auch bei den Kunden. Nutzerbefragungen sind eine geeignete Methode, um die Bedarfe und Praxisprobleme auszuloten, um am Ende einen echten Mehrwert anbieten zu können.

Ein planvolles Vorgehen hat auch die Schattenseiten im Blick. So kann Digitalisierung zu mehr Transparenz und Bürgernähe führen – muss aber nicht, wie Ute Schmid weiter ausführt. Genauso gut könne auch das Gegenteil eintreten: Begegnen Menschen sich nicht mehr persönlich, kann dies auch zu Entfremdung führen. Setzen Verwaltungen auf einzelne, externe Softwareanbieter, lassen sie sich auch auf eine gewisse Abhängigkeit und Kontrollverlust ein. 

Am Menschen ansetzen

Augsburg ist mit 308.000 Einwohnern die drittgrößte Stadt Bayerns. 7.500 Menschen arbeiten für die Stadtverwaltung. Einer davon ist der Digitalisierungsreferent Frank Pitsch. Im vergangenen Jahrsorgte Augsburg für Schlagzeilen, als die „Nummer eins im bundesweiten Ranking der digitalsten Stadt“. 1783 Verwaltungsdienstleistungen waren zu diesem Zeitpunkt bereits digital verfügbar, ob Abmeldung des Kfzs, Anträge für Geburtsurkunde oder Hundesteuer. 

Frank Pintsch freut sich, dass die Oberbürgermeisterin der Stadt, Eva Weber, frühzeitig die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung gestellt hatte. Wobei die wichtigste Ressource für Pintsch die ist: „Pfiffige Köpfe, die eine Affinität zu dem Thema haben und die Digitalisierung voranbringen wollen. Die brauchen dann den Freiraum und das gegenseitige Vertrauen, um sich auszuprobieren“. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist für ihn die Vernetzung und der Erfahrungsaustausch. Denn in der Gemeinschaft kann man voneinander lernen und sich gegenseitig stützen – gerade dann, wenn es darum geht, neue Wege und damit auch Risiken einzugehen. Denn Technik ist nur die eine Seite der Medaille. Die andere sind die Menschen. Sie müssen ermutigt und befähigt werden und vom persönlichen Mehrwert überzeugt sein. 

Zum Download: Magazin Politicus, Themenschwerpunkt DigitalisierungZum Download: Leitfaden Digitalisierung der Kommunen